Pemesanan barang

Pemesanan barang

Pemesanan barang

Pembuatan pesanan (order) yang mengikat secara hukum kepada seorang penjual
dapat dilakukan dengan cara pesanan pembelian resmi atau kontrak pemesanan
barang. Biasanya suatu pembelian dipakai untuk memesan barang-barang yang
kualitas dan spesifikasinya telah diketahui dan dijamin oleh pemasok atau
produsen. Suatu contoh penggunaan pesanan pembelian yang umum adalah untuk
pembelian suplai pemeliharaan, perbaikan dan operasi, di mana nilai pesanan total
tidak besar. Kontrak dipergunakan bila suplai material terdiri atas jenis barang
yang berharga tinggi, masa pemesana yang panjang, spesifikasi material yang
rumit atau kondisi-kondisi pembeli yang ketat.

Tindak Lanjut dan Percepatan Pesanan

Prosedur tindak lanjut perlu untuk menjamin bahwa pemasok telah menerima
pesanan, bahwa harga dan persyaratan telah dipahami, dan bahwa pengiriman
akan berlangsung seperti kesepakatan. Dengan demikian penindak lanjutan
pesanan memerlukan komunikasi tetap antara pembeli dan pemasok sampai
diterima komitmen yang jelas untuk memasok barang. Percepatan pesanan
melibatkan negosiasi untuk mendapatkan pengiriman lebih awal dari yang telah
disetujui, dan biasanya di sebabkan perubahan-perubahan pada jadwal kebutuhan
matrial pembeli. Dalam bidang busana kita bisa memsan busana lewat internet
dengan cara, kita memesan busana dari iklan yang di pasang di internet, kemudian
pembayaran melalui rekening bank, kemudian barang dikirim secara paket
kealamat yang dituju.

Pemeriksaan

Pembeli harus mempertimbangkan pemeriksaan atas material yang dibeli,
sebelum atau sesudah pengiriman, baik sebagai pekerjaan yang tengah
berlangsung atau sebagai produk jadi. Ada hubungannya dengan Quality Control
apabila proses pembuatan busananya dilakukan di pabrik. Quality Control dalam
bidang busana yaitu pemeriksaan busana secara menyeluruh sebelum di pasarkan.

Verifikasi Suplai dan Penagihan

Pembeli bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pesanan pembelian
atau kontrak dilalaksanakan secara benar sesuai dengan spesifiaksi dan syaratsyaratnya.
Dalam hal terdapat kesalahan di dalam suplai atau penagihan, pembeli
bertanggung jawab untuk menghubungi pemasok dan mengatur perbaikanperbaikan
dan penyesuaian dari kuantitas yang dipasok atau perincian penagihan.

Pemrosesan Ketidak sesuaian atau Penolakan

Bila terdapat ketidak sesuaian dalam kuantitas yang dipasok, pembeli harus
mengadakan negosiasi dengan pemasok untuk memperbaiki ketidaksesuaian
tersebut. Jika terdapat kesalahan pada tagihan pemasok, pembeli harus
mengembalikannya untuk dikoreksi. Tanggal-tanggal yang terdapat pada tagihan
yang dikoreksi yang terbit kemudian, harus mencerminkan tanggal sebenarnya
penerbitan amandemen/perbaikan sehingga potongan harga negosiasi pembeli
atau syarat-syarat pembayaran tidak terpengaruh.
Bila terjadi penolakan atas material yang dipasok, hal ini harus dilakukan sesuai
dengan syarat-syarat dan kondisi pesanan atau kontrak pembelian. Penjual harus
diberitahukan sebab-sebab penolakan atas barang yang dikirim dan harus didapat
kewenangannya untuk pengembalian dan penggantiannya.

Pesanan Yang Selesai/ Pemeliharaan File (arsip)

Penyediaan/ suplai material yang terdapat dalam pesanan pembelian dapat
berlangsung segera (ex stok penjual) atau dalam jangka waktu lama jika barangbarang
non-stok harus didatangkan dari tempat asal di dalam maupun di luar
negeri. Oleh karenanya perlu ada suatu prosedur untuk penutupan pesanan yang
telah selesai. Setelah tagihan dan laporan penerimaan diperiksa terhadap copy file
atau salinan arsip dari pesanan, harus disimpan secara nomor urut bersama dengan
semua dokumentasi yang menunjang, dimana dapat dengan mudah ditemukan bila
diperlukan.


Pemeliharaan catatan merupakan prosedur rutin. Keputusan-keputusan mengenai
sejauh mana catatan rinci tersebut harus di pelihara di dasarkan atas kebutuhan
Departemen. Faktor-faktor yang di pertimbangkan adalah:
- lingkup tanggung jawab untuk pemeliharaan file
- jangka waktu dimana file perlu dipelihara
- Kebutuhan akan pemeliharaan file berdasarkan pemasok tunggal dan
kelompok produk tunggal.