Kontrak-Kontrak Pembelian

Kontrak-Kontrak Pembelian

Kontrak-Kontrak Pembelian

Kontrak dapat didefinisikan sebagai perjanjian secara sukarela, diperkuat secara
hukum, yang di buat antara dua pihak yang setuju atas tawaran dari satu pihak
untuk memberikan barang atau jasa kepada pihak lainnya. Kontrak pembelian
diberlakukan melalui penerbitan pesanan pembelian atau dokuman kontrak antara
pembeli dan pemasok.

Kontrak pembelian adalah solusi untuk perencanaan, pembuatan, dan manajemen

dari hubungan kemitraan usaha, melalui informasi kontrak dan manajemen proses
praktik kerja terbaik. Beberapa point fungsional penting dalam sebuah solusi
kontrak pembelian antara lain:

 Identifikasi pemasok yang kolaboratif (barang yang dipasok lebih lengkap,
kualitas terjamin, dsb)
 Surat Permintaan, negosiasi, manajemen acara
 Pemberian tender, perencanaan kontrak, dan pembuatan
 Penyimpanan data kontrak yang terstruktur, terpusat, dan mudah dicari
 Kepatuhan pada kontrak
 Pelaksanaan dibandingkan dengan kontrak
 Kepatuhan dan analitik kinerja


Hal yang penting dalam kontrak pembelian adalah pesanan pembelian. Pesanan
pembelian adalah suatu komitmen dari pembeli untuk membayar material yang
dipesan dan memberi kewenangan kepada pemsok untuk menagih dengan harga
yang terdapat pada dokumen itu. Kontrak menjadi sah bila diserahkan sebagai
penerimaan atas suatu penawaran resmi atau daftar harga, atau bila diterima oleh
pemasok.
Semua formulir pemesanan pembelian harus berisi informasi dasar sebagai
berikut:
 Tanggal diterbitkan
 Tanggal pemesanan untuk maksud-maksud identifikasi
 Nama dan alat pemasok
 Kuantitas yang dipesan
 Harga satuan material yang dipesan dengan jumlah
 Tanda tangan petugas pembelian yang berwenang
 Syarat-syarat dan kondisi yang mengatur pembelian itu
 Tempat dan cara pengiriman

Keterangan tambahan yang dapat dimasukkan pada formulir pemesanan yang

lebih rinci:


 Nomor permintaan yang mendahului pembelian
 Nomor rekening/ kode untuk material yang dipesan
 Tanggal pengiriman yang diinginkan
Bila pesanan melalui telepon, fax atau cara lain, umumnya pesanan itu
dikonfirmasikan dengan mengirimkan satu copy pemesanan pembelian kepada
pemasok. Copy tersebut harus ditandai dengan jelas (konfirmasi saja) untuk
mencegah kemungkinan terjadinya suplai dua kali. Jumlah copy pemesanan yang
diperlukan bervariasi menurut kompleksnya organisasi pembelian. Pada
umumnya, satu copy pemesanan pembelian didistribusikan sebagai berikut:

1. Copy untuk pemasok
2. Copy tanda terima pemasok, di kembalikan kepada pembeli sebagai
konfirmasi penerimaan, dan usulan tanggal-tanggal pengiriman.
3. Bagian penerimaan/ tujuan bagian akunting
4. Bagian pengendalian inventaris
5. Copy tindak lanjut untuk bagian pengadaan