Proses-Proses Pembelian

Proses-Proses Pembelian

Proses-Proses Pembelian

Proses pembelian terdiri atas serangkaian tugas-tugas yang terpisah. Pada umunya
tugas tersebut wajib di laksanakan di semua bagian pembelian.

Pengendalian Kebutuhan

Ini merupakan cara penyampaian kebutuhan material tertentu kepada bagian
pengadaan. Pada umunya terdapat dua prosedur, yaitu:

(i) Suatu permintaan (Requisition) memberi uraian jenis barang yang di
perlukan dan menjadi dasar bagi bagian pengadaan untuk melakukan
tindakan. Permintaan di buat bila jenis-jenis stok normal telah berkurang
hingga titik pemesanan ulang yang disarankan (Recommended Reorder
Point) atau untuk memenuhi kebutuhan luar biasa / insidental seperti
halnya perbaikan besar-besaran dari peralatan atau barang-barang
pembelanjaan modal. Contoh dalam bidang busana yaittu,apabila kita
ingin memaklun kita harus memberikan contoh model busana yang akan
dibuat.

(ii) Bill of Material di persiapkan menurut gambar-gambar rencana dan
merupakan schedule dari semua material yang diperlukan unutk
menyelesaikan suatu pekerjaan/produk. Bagian pengadaan menetapkan
seluruh material yang perlu dengan mengalihkan butir-butir terdaftar
pada Bill of Material dengan jumlah unit yang di rencanakan oleh
produksi. Contoh dalam bidang busana yaitu, semua bahan, model dan
jumlah yang diproduksi di tentukan sepenuhnya oleh perusahaan.

Uraian Kebutuhan

Uraian memadai mengenai material yang di perlukan harus di masukkan kedalam
format dokumen permintaan. Bilamana perlu, bagian pengadaan harus memeriksa
dari dokumen permintaan , atas dasar pengalaman lalu, catatan pembelian
terdahulu, atau standar-standar Departemen atau Pemerintahan yang telah berlaku.
Bagian pengadaan seharusnya tidak berhak merubah permintaan yang kurang
lengkap atau tidak mencukupi, menafsirkan uraian kurang baik mengenai
material, atau membuat penilaian tersendiri atas permintaan yang di ragukan,
tetapi harus menanyakan kembali kepada pihak semula. Biasanya Bill of Material
di siapkan oleh bagian teknik/ engineering dan harus berisikan yang memadai
mengenai material yang akan di pesan.

Pemilihan Kemungkinan Sumber Persediaan

Keterangan mengenai pemasok potensial dapat diperoleh dari:
 Direktori Dagang (Trade Directories) suatu publikasi yang mendaftar dan
mengklasifikasikan para pemasok sesuai dengan produk yang dipasarkannya.
 Katalog-katalog, di terbitkan oleh para penjual yang mencantumkan jenis-jenis
barang yang diproduksi atau di jual beserta uraian barang tersebut.
 Jurnal Dagang/ Majalah Industri. Nilai jurnal-jurnal penting untuk dibaca
karena merupakan sumber penting dari informasi mengenai produk,
pengembangan dan teknik-teknik baru.
 Pameran dan Konvensi Dagang, pada pameran dagang para anggota suatu
industri menunjukkan produknya untuk menarik pembeli dan membangkitkan
minat pembeli. Konvensi-konvensi biasanya merupakan pertemuan
perkumpulan dagang yang dirancang sebagai forum pertukaran teknologi dan
gagasan-gagasan.
 Memasang iklan untuk meminta pernyataan berminat pada pemasok, atau
permintaan daftar harga dari pemasok potensial.
Setelah menetapkan suatu daftar pemasok potensial, daftar tersebut perlu di
kurangi menjadi daftar pemasok yang telah di prakualifikasi, dari mana daftar
dimintakan daftar harga-harga. Jenis-jenis barang yang sering dibeli atau
diperoleh melalui distributor, agen atau produsen peralatan asli dapat didaftar
dalam suatu daftar pemasok yang telah di prakualifikasi atau pemasok yang
terpilih. Pembelian non-rutin, khususnya bila melibatkan material atau peralatan
mahal, membutuhkan survei yang menyeluruh terhadap para pemasok potensial.


Proses penilaian terhadap pemasok meliputi perbandingan terhadap
kemampuannya menyediakan material dengan tingkat kualitas, kuantitas dan
harga yang dikehendaki. Berikut ini terdapat sejumlah catatan mengenai keempat
kriteria tersebut:
 Dalam konteks pembelian, kualitas berarti kesesuaian suatu barang terhadap
penggunaannya. Kualitas “Terbaik” tidak perlu merupakan kualitas tertinggi.
 Kuantitas yang sesuai merujuk kepada kemampuan pemasok untuk
menyediakan material yang di butuhkan sesuai dengan persyaratan pembeli.
 Harga tidak mempunyai arti bila tidak diperhitungkan kuantitas, kualitas, dan
jasa-jasa yang di perlukan.
 Penilaian tingkat jasa pemasok meliputi aspek-aspek sebagai berikut:
- Lokasi geografis terhadap pembeli. Pengiriman dari pemasok akan lebih
mungkin terganggu oleh kecelakaan, pemogokan atau kondisi alam.
- Stabilitas finansial dan reputasi komersial. Penilaain kredit dan finansial
pemasok dapat di peroleh dari badan-badan, referensi kredit yang
professional.
- Penanaman modal dalam sarana-sarana penunjang dan teknis, dan
kemampuan untuk memberiakan dukungan operasional bertaraf tinggi juka
diperlukan, maupun untuk menyarankan desain, spesifikasi perubahan
material sesuai keperluan.
- Kemampuan penyediaan cadangan. Kemampuan pemasok untuk
memelihara tingkat suplai barang dalam masa permintaan diats normal.
- Prosedur pengendalian mutu. Pengendalian mutu yang buruk oleh
pemasok akan berakibat barang ditolak dan di kembalikan oleh pembeli,
dan pengendalian buruk atas produksi komponen-komponen akan
berakibat suplai produk yang di bawah standar.